Esküvőszervezés Facebook segítségével
Az esküvőszervezés egy jegyespár számára sem egyszerű időszak. Mivel akár 12-14 hónap szervezést és tervezést is igényelhet, igazán könnyű elveszni a feladatok között. Emellett az is nehezíti a folyamatot, hogy rengeteg résztvevővel kell folyamatosan tartani a kapcsolatot. A hibák és elfelejtett egyeztetések elkerülése érdekében rengetegen kérnek fel profi esküvőszervezőt, aki többéves tapasztalatával rutinszerűen viszi végig az előkészületeket és koordinációt. Nem is csoda, hiszen a szervezésben jártas résztvevő folyamatos jelenléte igazán megnyugtató tud lenni. Azonban sokan úgy érzik, hogy ez egy olyan nagyobb kiadás, amelyet inkább megspórolnának, emiatt magukra veszik ezt a feladatkört. Ez a cikk főleg ezen párok számára lesz hasznos, mivel egy nagyszerű módszert osztok meg veletek, amellyel a szervezés leegyszerűsíthető és hatékonyabbá tehető. Nézzük meg, hogy miről is beszélek!
Ahogy azt már korábbi posztokban is láthattátok, egy esküvő sok szolgáltatót igényel. A catering csapat, a helyszínt biztosítók, a fotós, a ceremóniamester, a virágos és a zenekar vagy DJ mind elengedhetetlen részei egy megfelelő minőségű esküvőnek. Velük pedig az első egyeztetéstől kezdve a nagy napig rendszeresen tartanotok kell a kapcsolatot. Továbbá, a vendégekkel is ajánlott a rendszeres egyeztetés, hogy minden igényt figyelembe tudjatok venni és az esemény részleteiről tájékoztassátok őket. És hol lenne ez egyszerűbb, ha nem a közösségi média platformokon?
Talán most páran kérdően néztek, de a közösségi média eszközök használata valóban egy hasznos és a szervezést megkönnyítő megoldás. Nézzük meg közösen, hogy a két oldalról - szolgáltatók és vendégek szempontjából - milyen egyszerűsítésekre is van lehetőségetek!
Szolgáltatók és a közösségi média
A szolgáltatókkal való rendszeres kommunikáció szükségességét gondolom senkinek sem kell magyaráznom. Onnantól kezdve, hogy lefoglaltad a kiválasztott szolgáltatókat, folyamatos egyeztetés veszi kezdetét. Ez természetesen minden szolgáltató esetében eltérő, azonban mindegyik esetében elengedhetetlen.
A catering csapattal elsődlegesen a menü egyeztetése lesz a feladatotok. Azonban ez a mai eltérő étrendekkel nem egy könnyű feladat. Az alapmenün kívül sokan készülnek vegetáriánus, laktóz-vagy gluténmentes, illetve cukormentes lehetőségekkel is a vendégek számára. Az erre való igényt előbb a vendégek között kell felmérnetek, majd azt továbbítanotok a catering csapat felé, hogy részükről mely választások megoldhatók. Gondoljatok csak bele, milyen egyszerű lehet ezt egy közös Facebook csoportban egyeztetni! Továbbá az italigényekkel kapcsolatban is szükséges egyeztetni, főleg, ha extra igényeitek is vannak, például magatok gondoskodnátok az alkoholos italokról.
A fotóssal meg kell beszélnetek, hogy a program mely időpontjaira igénylitek a fotós- és videós szolgáltatást - amennyiben nem az egész napra. Továbbá a ceremónia előtt szokás a beállított fotókat elkészíteni, melynek helyszíne és időpontja szintén előzetes egyeztetés témája. Ezeken túl pedig sok pár kér a készülődés pillanatairól is fotókat, amelyhez a fotós kollégáknak szükségük van a szobaszámokra és időpontokra. Mindezt sokkal kényelmesebb egy Facebook felületen egyeztetni, amely a telefonos megbeszéléssel szemben rögzített és visszakereshető információ átadást biztosít.
A virágossal érdemes megbeszélnetek, hogy a kezdő időponthoz képest mennyivel korábban érkezzenek a díszítés miatt. Továbbá, a csokrok és díszek kiválasztása is több egyeztetést igényel a kapható virágok és kiegészítőktől függően. A virágokon kívül az egyéb igényeiteket is át kell beszélnetek, legyen szó fényfüzérekről vagy lampionokról. Továbbá az asztaldíszek, masnik és szalagok mind-mind megbeszélés tárgyát képezik.
Ezeken túlmenően természetesen vannak bizonyos részletek, amelyek minden szolgáltató számára szükséges információt jelentenek. Tudniuk kell a választott helyszínek címeit, valamint a fontosabb paramétereit - többek között a méretét, a felszereltségét és az elérhető eszközöket. Tájékoztatnotok kell őket arról, hogy adott helyszíneken mikor kezdődnek a ceremóniák, hiszen az előkészületi idő függvényében ezekkel az időpontokkal tudnak tervezni. Illetve a szolgáltatókkal érdemes az esküvő forgatókönyvét is megosztanotok, hogy a számukra releváns időpontokon kívül a szüneteket és pihenőidőket is tudják tervezni. Illetve a sikeres lebonyolítás miatt érdemes egy (vagy akár több) kontaktszemélyt is megadnod, akit kérdés vagy probléma esetén kereshetnek.
Vendégek és a közösségi média
A vendégekkel való kommunikáció szintén gyorsabb és kevesebb energiát igényel a közösségi média felületeken. Itt tudtok egyeztetni velük a menü kapcsán, illetve, hogy vannak-e speciális étrendet folytató vendégek. Az ő számukra az egyedi kérések továbbítása a catering csapat felé, majd a visszajelzés a vendégek számára szintén sokkal gyorsabb egy Facebook csoportban. A menün kívül természetesen egyedi egyeztetés kérdése, hogy ki igényel esetlegesen szállást.
A szolgáltatókkal ellentétben a vendégek számára nem szoktam ajánlani a teljes programterv kiadását. Ennek egyszerű oka, hogy az esetleges csúszásokat vagy utolsó pillanatos módosításokat nem kell, hogy a programfüzet miatt észrevegyék és ebből probléma adódjon. Gondolom mindenki el tudja képzelni a vendéglistán szereplők közül legalább néhány résztvevőről, hogy egy tízperces csúszás miatt már pánikban kérdezősködne, hogy minden rendben van-e a párral. Azonban az is egyértelmű, hogy tudniuk kell a ceremóniák helyszíneiről és a kezdő időpontokról, valamint a parkolási lehetőségekről. Sokan kérnek tanácsot továbbá az odajutás és a helyszínek közötti közlekedés kapcsán is, ezt is sokkal gyorsabb egy csoportos beszélgetésben elintézni.
A ti elvárásaitokról is érdemes őket egyszerre, közös felületen tájékoztatnotok. Mire is gondolok itt? Sokan tartanak ma már kutyabarát esküvőt, amelyen a vendégek kutyái is nyugodtan részt vehetnek. Ezzel kicsit ellentétes, de akadnak olyan párok, akik gyerekmentes esküvőt szeretnétek, ami valahol szintén érthető. Mindezekről azonban legalább egy hónappal a nagy nap előtt tájékoztatni kell a vendégeket, hogy ezekhez mérten tudjanak készülni. Továbbá, az ajándékozással kapcsolatos hozzáállásotok is fontos információ a vendégek számára: pénzzel készüljenek, vagy esetleg tényleges ajándékkal? Utóbbi esetben nyugodtan adhattok tippeket, vagy akár egy teljes listát, hogy milyen konkrét ajándékoknak örülnétek és miknek vennétek hasznát.
Plusz egy tippet szeretnék veletek megosztani az online szervezéshez kapcsolódóan a meghívók szempontjából. Az esküvőszervezés elengedhetetlen kelléke a meghívó, amely a zero-waste és környezetvédelem fontosságát egyre többen figyelembe vevők miatt erősen eltérhet a hagyományos megoldástól. Sokan csak a költségcsökkentés érdekében, sokan azonban ténylegesen a felesleges papírhulladék elkerülése érdekében választanak a meghívó nyomtatás helyett virtuális megoldást. Az online meghívó ebben az esetben jó ötlet lehet, hiszen valóban környezetkímélő megoldás. Ugyan ez nem szorosan kapcsolódik a közösségi médiafelületekhez, mégis az esküvő egy elemének online formában történő kiváltása - amiről érdemes nektek is elgondolkodnotok.
Közösségi média lehetőségek
A fenti részletek után térjünk rá a téma lényegére, azaz, hogy milyen lehetőségeitek vannak a kommunikáció megkönnyítése érdekében. Eddigi tapasztalatom alapján a párok többsége - a közösségi média használata esetében - a Facebookot preferálja, mint kommunikációs felület. És valóban, a Facebook több megoldást is kínál az esküvőtök megszervezéséhez, amelyeket érdemes nektek is átgondolni.
Elsődlegesen, Facebook csoportot hozhattok létre, amelybe minden vendéget meg tudtok hívni. Itt tudjátok majd folyamatosan informálni a vendégeiteket a mindenki számára releváns információkról, mint például az esküvő nyitó időpontja és a helyszín, ahol várjátok majd az érkezőket. Bármilyen új információ vagy programváltozás esetében is itt tudjátok továbbítani a vendégseregnek a szükséges információkat.
A menü összeállítása során hasznos lehet, ha a csoportban egy szavazást csináltok, ezzel könnyen felmérve a speciális diétát követők számát. Ezzel elkerülhetitek, hogy minden vendéggel külön kelljen egyeztetnetek a menü kapcsán. Az összesített igényeket pedig könnyedén tudjátok továbbítani a catering csapat felé.
Továbbá, az esküvő után a közös Facebook csoportban meg tudjátok majd osztani az eseményről készült fotókat és videókat is. Nagyszerű ötlet lehet a vendégeket is megkérni, hogy egy-egy jól sikerült képet ők is nyugodtan osszanak meg a közös csoportban. Ezzel azt az időt is megspóroljátok, amíg mindezt emailben küldenétek ki a résztvevőknek.
A Facebook csoport alternatívája lehet egy Facebook esemény létrehozása. Ezzel - a különböző kommunikációk leegyszerűsítésén kívül - a vendégek visszajelzését is nyomon tudjátok követni, hogy hányan vesznek majd részt ténylegesen a nagy napon. Higgyétek el, sokkal könnyebb lesz így összeállítani a végső vendéglistát és a menüsort is.
A szolgáltatók részére szintén létre hozhattok egy közös Facebook csoportot, amelyben a programterv alakulásáról tudjátok folyamatosan informálni őket. Továbbá, itt megoszthatjátok a helyszínekkel kapcsolatos releváns infókat és felszereltséget. A csoportban megosztva tudjátok majd az alapvető elvárásokat is kommunikálni a szolgáltatók felé, többek között az alkoholmentes szabályt vagy az öltözködési elvárásaitokat. Bár ezt a személyes találkozások alkalmával már talán jeleztétek feléjük, érdemes mégegyszer, írásban is egyértelműen informálni őket.
A kétirányú egyeztetésekhez akár egy Chat szoba létrehozása is jó ötlet lehet azokkal a szolgáltatókkal, akik a teljes esemény során jelen lesznek. Ide tartozik a fotós, a ceremóniamester, illetve a DJ vagy zenekar. Velük kell a legtöbb részletet megosztanotok majd, hiszen nekik a teljes programtervre és részletes időpontokra szükségük lesz. Továbbá az ő munkájuk szorosabban összefügg, hiszen egymást is folyamatosan koordinálják és segítik. (Példaképpen ceremóniamesterként én szoktam segíteni a fotós munkáját a csoportkép összeszervezésekor. Ezzel ellentétben azonban a virágos szolgáltatókkal minimális együttműködés szokott szükséges lenni.) Egy közös chat szobában tehát a szolgáltatók is tudnak egyeztetni egymással, és ezekről a részletekről így ti sem maradtok le.
Összességében elmondható, hogy az esküvői tervezés és szervezés igen jelentős része a különböző résztvevőkkel történő kommunikációt foglalja magába. A folyamatos egyeztetések, részletkérdések és módosuló információk rengetegében azonban igen könnyű elveszni. Ennek elkerülése érdekében pedig a közösségi média igazán nagyszerű szervezési eszköznek bizonyul. Azon kívül, hogy időt és energiát spóroltok meg, az is biztosított, hogy minden résztvevő megkapja a szükséges információkat, és senki nem felejtődik ki véletlenül valamely fontos emailből. Hiszen nincs is annál kínosabb, mint amikor az egyik kedves rokon lemarad a helyszínekkel kapcsolatos emailekről.
Problémát egyedül az okozhat, ha a vendégek közül néhányan nem rendelkeznek Facebook profillal. Ez elsődlegesen az idősebb korosztály esetében lehetséges. Ebben az esetben pedig érdemes róluk egy külön listát vezetni, és velük sajnos marad a telefonos vagy emailes kapcsolattartás. Azonban még ezzel az apró kerülővel együtt is rengeteg időt spórolhattok meg magatoknak.