Esküvőszervezés okosan – avagy hogyan szervezzünk esküvőt 12 hónap alatt?

Mai témánk: Esküvőszervezés okosan - avagy hogyan szervezzünk esküvőt 12 hónap alatt?

Egy esküvőt megszervezni bizony nem kis feladat. Számos szolgáltatót kell kiválasztanotok, helyszínt találnotok, mindezekhez árajánlatot bekérnetek. Minden szükséges feladat összehangolása pedig nem kis tervezést és szervezést igényel részetekről. Emiatt érdemes egy feladatlistát írnotok, melybe egy évre előre összegyűjtitek a nagy naphoz közeledve a teendők listáját. Ez abban az esetben is ajánlott, ha esküvőszervezővel dolgoztok majd együtt, ezen szolgáltató hiányában pedig elengedhetetlen. Hogy segítsem a házasodni kívánó párokat, összeállítottam számotokra egy listát, amely nagyszerű kiindulási alap, hiszen minden fontos feladatot tartalmaz és könnyen személyre szabható. Természetesen előfordulhat, hogy néhány tétel nem lesz számotokra releváns, vagy kicsi módosításokkal ki kell majd egészítenetek. Összességében azonban nagyon hasznos tud lenni, hogy semmi se felejtődjön el, vagy maradjon az utolsó pillanatra. Nézzük meg együtt, hogy mi vár rátok!

11-12 hónappal az esküvő előtt

Első és legfontosabb feladat, hogy kitűzzétek a nagy napotok dátumát. Fontos átgondolnotok, hogy milyen évszakban szeretnétek házasodni, valamint, hogy hétköznap vagy hétvégén legyen az esküvő. Ebben a témában érdemes azt is figyelembe venni, hogy ez a döntés nagyban meghatározza majd az esküvőtök költségvetését is, hiszen megfelelő dátumot választva akár 10-20%-al alacsonyabb költségekből is kihozható az álomesküvőtök. Ha nem tudjátok, hogy milyen szempontokat kellene figyelembe vennetek, nézzétek meg az évszakokról szóló posztomat, melyben a négy évszak előnyeit, hátrányait és jellemzőit szedtem össze.

Ezután következhet a költségvetés meghatározása. Nagyon fontos pontosan meghatároznotok, hogy mekkora összeget szántok összességében a nagy napra, hiszen enélkül nincs értelme elkezdni az árajánlatok bekérését és a szolgáltatók kiválasztását.

Ha a fentiekkel megvagytok, jöhet az esküvőtök stílusának kiválasztása. Ebben segítségetekre lehet korábbi cikkem, melyben a különböző esküvői stílusokat szedtem össze nektek. Fontos, hogy ezzel kezdjetek, hiszen ez ad majd támpontot a helyszín kiválasztásában is, amely a következő lépés a listátokon. Esküvőtök helyszínét érdemes már egy évvel a választott dátum előtt lefoglalnotok, hiszen a szolgáltatások nagy része ezzel összefüggésben lesz. A helyszín kialakítása, mérete, a szállás és catering opciók mind mind befolyásolják majd a többi szolgáltatóval szembeni elvárásaitokat. Itt is számtalan lehetőség közül választhattok, tehát érdemes átgondolni, hogy mik az igényeitek. A helyszín biztosítsa majd a cetringet, esetleg szállást is egyben? Elsődlegesen kinti vagy benti esküvőn gondolkodtok? Mekkora vendégsereggel számoltok, tehát hány embernek kell elférnie a helyszínen? Ezek mind-mind elengedhetetlen szempontok a választás során.

A helyszínnel egy időben természetesen a templomi és polgári szertartás szükségességéről is döntenetek kell. A döntés során szintén érdemes a költségvetést figyelembe venni, hiszen két helyszín jelentősen növeli majd a költségeket. Ennek oka a dupla dekoráció plusz költsége, valamint a szolgáltatók hosszabb rendelkezésre állása.

Amennyiben esküvőszervező segítségét szeretnétek kérni, azt is ajánlott ebben az időszakban megtalálnotok, hiszen neki is egyszerűbb a szervezés elején bekapcsolódnia, továbbá nektek is könnyebb dolgotok lesz majd. Szervezési szempontból pedig érdemes még megemlíteni, hogy egy külön mappa igazán hasznos lehet, melyben az eddigi árajánlatokat, kapott brossúrákat és tájékoztatókat lementitek. Továbbá, ide kerülhet majd a teendőlista és a költségvetés, melyet előkészítetek.

8-10 hónappal az esküvő előtt

Ekkor már érdemes lefoglalni a dátumot a polgári esküvőhöz a polgármesteri hivatalban, valamint egyeztessétek a templomi esküvő esetében is.

Ezen a ponton már érdemes a legfontosabb esküvői szolgáltatóktól árajánlatokat bekérni. Nyugodtan kérjetek be egy szolgáltatásra akár 20-30 árajánlatot is, továbbá szánjatok elég időt a referenciamunkák megtekintésére is. Ez minden szolgáltató esetében releváns, legyen szó ceremóniamesterről, esküvői fotósról vagy dekorosról.

Itt már nyugodtan elkezdhetitek összeírni a vendéglistát - ez amúgy is az esküvő egy igen sarkalatos pontja. Mivel ez határozza majd meg a catering árakat, szánjatok megfelelő időt a lista átgondolására.

8-9 hónappal az esküvő előtt

Ekkor a menyasszony már nyugodtan elkezdheti járni az esküvői ruhaszalonokat, a hölgyeknek egyébként is ez az egyik legfontosabb, ugyanakkor legnehezebb döntés.

Valamint ekkor érdemes már a vendégeknek egy Save the date kártyát vagy emailt küldeni, hogy biztosan senki ne szervezzen rá családi nyaralást vagy külföldi utat.

6-8 hónappal az esküvő előtt

Véglegesítsétek a választott szolgáltatók listáját. Ekkor előfordulhat, hogy szükséges lesz majd foglalót is fizetnetek, amelyről mindig írjatok szerződést. Továbbá, ekkor már érdemes a vendéglistát is véglegesíteni és leadni a létszámot a catering csapatnak. Valamint a vendéglista alapján a vendégek részére szükséges szállást is tudjátok intézni a helyszínnel, vagy annak közelében.

A vacsora minden esküvő fontos része, tehát a menü megtervezését is érdemes elkezdenetek. Itt a vendégekkel való egyeztetés amúgy is hosszabb folyamatot eredményez, hiszen a különböző ételallergiák és érzékenységek sokat módosítanak majd, melyet a catering csapattal is egyeztetnetek kell majd. Továbbá, ne feledkezzetek meg az esküvői tortáról sem!

Egyeztessétek az esküvő menetét a ceremóniamesterrel. Valamint szervezzetek be egy megbeszélést az eskető pappal, valamint tervezzétek be a jegyesoktatást is.

Körülbelül hat hónappal az esküvő előtt a menyasszonyok szeretik már a dekorációs feladatokat is intézni. Tehát válasszátok ki a dekoros szolgáltatót és találjátok ki a megfelelő dekor elemeket. Ezzel összhangban pedig érdemes a virágossal, valamint az egyéb kiegészítőket - meghívó, ültető és menü kártya, köszönőajándék a vendégeknek.

Külön szót érdemel, amennyiben a dekorációt magatoknak szeretnétek készíteni. Ez sem lehetetlen, de amennyiben így döntötök, mindenképpen részletesebb és alaposabb tervezést igényel. Ebben az esetben első lépésként ki kell választanotok a dekoráció fő irányát és alapszíneit. Érdemes már ekkor elkezdeni ötleteket gyűjteni és kutatni a megvalósítási lehetőségekről.

4-6 hónappal az esküvő előtt

Négy hónappal az esküvő előtt már úgy érezhetitek, hogy a szervezés nagy részét a hátatok mögött tudhatjátok. Ez valóban így van, hiszen a helyszín és szolgáltatók, a vendéglista és a menü már kipipálható. Ezen a ponton vált át a szervezés, a nagy volumenű szervezés és döntések helyett sok kis aprósággal kell elkezdenetek foglalkozni. Ez valamilyen szempontból megnyugtató, azonban talán még több odafigyelést igényel. Küldjétek ki a meghívókat a vendégeknek, valamint kérjétek fel a tanúkat és koszorúslányokat. Ne felejtsétek el a karikagyűrűk kiválasztását sem, hiszen főleg egyedi készíttetés esetében ez is hosszabb időt vehet igénybe.

A menyasszonyok ekkor már elkezdhetik a menyecske ruha keresését, valamint lefoglalhatják a fodrászt, sminkest és körmöst. Utóbbi esetében tervezzétek be a próbákat is, hiszen előfordulhat, hogy az eltervezett kinézet valójában mégsem fog tetszeni. Ez pedig jobb, ha nem a nagy napon derül ki.

Illetve amennyiben igényt tartotok rá, válasszátok ki és foglaljátok le az esküvői autót is.

Valamint, amennyiben a fent említett módon a dekorációt magatoknak készítitek, ezen a ponton szükséges a dekoranyagokat, eszközöket beszerezni.

3 hónappal az esküvő előtt

Itt már tényleg nyugodtan foglalkozhattok az apróságokkal, hiszen a szervezés nagyrésze már a hátatok mögött van. Eltervezhetitek a vacsora ültetés rendjét, valamint átbeszélhetitek az extra szolgáltatásokat - mint például galambröptetés, templomi kórus. Ekkor tudjátok elintézni a szülőköszöntő ajándékokat is, melyek a polgári szertartáson kerülnek átadásra. Itt lesz lehetőségetek az apróságok beszerzésére is, azaz a vendégkönyv, gyűrűpárna, homokceremónia szett.

Fontos pontja a nagy napotoknak az első tánc, amelyről rengeteg fotó és videó készül majd. Sok pár dönt úgy emiatt, hogy tánctanár segítségét kéri a koreográfia betanulása. Erre ezekben az utolsó hónapokban lesz majd időtök, tehát keressetek fel egy tánctanárt is.

Illetve, hogy valami szórakoztató is felkerüljön a listára, itt kezdhetitek el szervezni a lánybúcsút és legénybúcsút! Ez valójában a tanúk feladata, de adott esetben érdemes emlékeztetni őket.

Ekkor már lehet olyan apróságokkal is foglalkozni, mint az esküvői cipő beszerzése és annak próbálgatása. Valamint további apró kiegészítőkről is gondoskodjatok, többek között a kitűzőkről, ékszerekről és hajdíszről.

Külön meg kell ismét említeni a saját dekoráció esetét, amelynek ezen a ponton már teljesen össze kell állnia fejben, illetve minden, ami előkészíthető ténylegesen is. Tehát a masnik, asztaldíszek, ültetőkártyák és egyéb dekoráció elkészített állapotban kell, hogy a szekrényben várakozzon.

1 hónappal az esküvő előtt

Ha eddig jól szerveztétek a dolgokat, akkor itt már szinte semmiségekkel kell csak foglalkoznotok. Ez nagyszerű időszak, amikor már az izgatott várakozás veszi át a szervezéssel járó stressz helyét. Ekkor érdemes még egyszer egyeztetni a szolgáltatókkal. Titeket megnyugtat majd, bennük pedig még egyszer meg lehet erősíteni a megbeszélt apróságokat. Továbbá, a hölgyek ekkor szoktak fodrászhoz és kozmetikushoz menni. Egyéb teendő már nem igazán maradt a listán, ezen ponton már csak a pozitív izgalom marad, azaz a nagy napra való várakozás.

1-2 héttel az esküvő előtt

Itt már csak a kötelező köröket fussátok le, azaz a ruhapróba és méretre igazítás, valamint a legény- és lánybúcsú megtartása.

Illetve minden esetben ajánlott egy túlélőkészlet összeállítása is majd a nagy napra. Ennek a következőket kell tartalmaznia:

• Pótharisnya, biztosítótű, cérna, olló
• Ragtapasz, zsebkendő
• Szükséges iratok a szertartáshoz

Hogy ezzel se kelljen a nagy nap izgalmában foglalkoznotok, erre nyugodtan kijelölhetsz egy koszorúslányt, aki összekészíti és majd az esküvőre magával is hozza.

Ceremóniamesterként sok párt segítettem már végig az esküvőszervezés folyamatán, amely a fentiekből is láthatóan nem egy könnyű feladat. Személy szerint én ajánlani szoktam a párok részére az esküvőszervezői segítséget, mivel nem véletlenül alakult ki ez a foglalkozás. Egy tapasztalt szolgáltató a legapróbb problémák nélkül tudja megszervezni a nagy napotokat, hogy nektek teljesen stresszmentes időszakotok lehessen. Ebben az esetben a fent található részletes teendő listát is az esküvőszervező készíti és tartja naprakészen a feladatok előrehaladása során.

Azonban a költségek csökkentése miatt sok pár dönt úgy, hogy esküvőszervező nélkül vág bele a feladatba. Természetesen ez sem lehetetlen, hiszen megfelelő szervezéssel és elég idővel probléma- és stresszmentes szervezés valósítható meg. Ebben az esetben azonban a fent található teendő lista összeállítása, személyre szabása és folyamatos nyomonkövetése elengedhetetlen. Higgyétek el, hogy nektek is nagyon jó érzés lesz a szükséges feladatokat folyamatosan kipipálni a listáról, és látni, hogy milyen ütemben haladtok a szervezési feladatokkal.